Wat is Lean Agile?

Wij hebben een eigen model ontwikkeld voor de combinatie van Lean en Agile. Het is een generiek model van drie cirkels die in alle organisaties voorkomen. De cirkels zijn richting bepalen, proces uitvoeren en proces verbeteren. Dit komt in alle organisaties voor, maar hoe beter de cirkels op elkaar afgestemd zijn en samenwerken, hoe flexibeler, efficiënter, energieker en effectiever een organisatie wordt. Hier helpen Lean en Agile principes bij. Hieronder leggen we uit hoe dit werkt.

In elke organisatie worden processen uitgevoerd. Hoe gestuurd en verbeterd wordt is overal anders. Elke organisatie doet dit anders. Lean en Agile hebben allebei hun eigen manier van inrichting. Agile start vaak met de “Proces Uitvoeren” cirkel, Lean en Six Sigma start vaak met de “Proces Verbeteren” cirkel.

Het mooie is dat het allemaal samenvalt met dit model en dat beide methodes elkaar hierin goed aanvullen.

Proces uitvoeren

Alles begint bij “Proces uitvoeren”, oftewel de werkvloer. Vanuit hier worden de diensten of producten geleverd aan de klant. Hiervoor zijn bepaalde processen ingericht. De processen kunnen repeterende processen zijn (in basis wordt hier veel Lean toegepast). Ook kan het dagelijkse werk een ontwikkelproces zijn (Agile wordt van oorsprong bij ontwikkelprocessen toegepast). In deze processen wordt de toegevoegde waarde van het product of dienst geleverd waar de klant uiteindelijk voor betaald. Elk proces heeft zijn eigen doelstellingen of eisen waar het aan moet voldoen. Bijvoorbeeld: Als iemand een product besteld moet het pakketje binnen 24 uur zijn verzonden.

Voor elk proces doorlopen we universele stappen:

1. Kort cyclisch doel; Bij het bepalen van de korte termijn doelen wordt gelet op de doelen van de organisatie. Deze zijn vaak afgeleid van de klantvraag.
2. Realisatie doel; Door het proces uit te voeren worden doelen gerealiseerd. Dit doen mensen individueel of gezamenlijk aan de hand van de gestelde doelen onder stap 1.
3. Evaluatie; Hierna wordt het resultaat geëvalueerd en kan bijvoorbeeld via een dag-/weekstart (of daily standup) weer gestart worden met doelen stellen en realiseren.

Met Agile principes worden deze stappen verbeterd en versneld. Door middel van een daily stand-up met een passend Kanban bord en mensen in de juiste rol verbeteren we de communicatie en slagvaardigheid van een proces en een team.

Proces verbeteren

Wanneer doelstellingen van een proces doelstelling te vaak niet worden gehaald gaat het proces het “proces verbeteren” in. Hier wordt een klein stukje uit het proces gepakt, waar de grootste oorzaak van het niet halen van de doelstelling ligt. De belangrijkste oorzaken worden aangepakt, dit kan bijvoorbeeld met Lean Agile principes zoals DMAIC, PDCA, A3 of Scrum. De vragen die centraal staan in het “proces verbeteren” zijn:

1. Wat wil de klant?
2. Wanneer voeg je waarde toe voor de klant?
3. Hoe ziet het proces eruit?
4. Wat zijn de hoofdoorzaken van het probleem? Hoe neem je deze weg?
5. Wat is de oplossing van het probleem? Hoe implementeer je die? Hoe borg je die?

Het stukje verbeterde proces wordt teruggezet in het dagelijkse proces (voer proces uit). Hier moet hij worden geborgd en uitgevoerd. Zo maken de onderste twee cirkels een lus. Als een proces in “proces uitvoeren” frequent zijn doelstellingen niet haalt wordt hij verbeterd in een verbeterproces en daarna weer teruggezet in “proces uitvoeren”. Nu wordt de doelstelling wel gehaald. Komt er weer een moment dat het proces frequent zijn doelstellingen niet haalt, dan gaat hij weer terug het verbeterproces in.

Richting Bepalen

De twee besproken cirkels worden beïnvloed door “Richting bepalen”. Het management stuurt de organisatie namelijk aan op wat er dagelijks moet worden gedaan (“proces uitvoeren”) en verbeterd (“proces verbeteren”). Ook wordt hier de strategie gemaakt voor de komende jaren. Dan zal de strategie moeten worden vertaald naar (van globaal naar specifiek):

1. Strategie bepalen betekent van lange termijn doelen naar jaardoelen gaan
2. Procesdoelen: doelstellingen per proces
3. Verbeterdoelen: welke verbeteringen moeten komend jaar gerealiseerd worden?

Wanneer het management een strategische verandering wil doorvoeren, zullen er vaak processen moeten worden verbeterd, bijvoorbeeld de kwaliteit moet een hogere standaard krijgen. Hiervoor moet het proces verbeterd worden (“proces verbeteren”). Als het verbeteren van de kwaliteit een dermate verandering eist aan het proces dat hij niet kan blijven zoals het is, zal er een ontwikkelproces in “proces uitvoeren” moeten worden gestart. Dit kan bijvoorbeeld met Lean Agile principes zoals Scrum worden vormgegeven.

Verbonden Lean Agile processen

In een Lean Agile organisatie is voor iedereen duidelijk wat hij of zij bijdraagt aan de toegevoegde waarde. Iedereen voegt bewust waarde toe aan het uiteindelijke product of service. Alle cirkels van het proces hebben invloed op elkaar. Als er bij de één iets veranderd heeft dit invloed op in ieder geval één van de andere cirkels. Door ze op een effectieve manier in te richten kan de organisatie op een wendbare manier werken. In combinatie kan men hiermee Lean Agile werken (Leagile).

Loopt jouw organisatie op één van deze processen klem? Bespreek jouw mogelijkheden met onze professionals via een gratis consult.