Operationeel Management

Wat is Operationeel Management?

Het sturen van de operatie, ofwel het sturen van processen middels overleggen en de juiste stuurinformatie die vaak fysiek zichtbaar is gemaakt voor een team dat de operatie uitvoert. Elk team heeft doelen die worden nagestreefd. Maar deze doelen zijn niet altijd expliciet gemaakt. Ook komt het voor dat doelen vaag zijn opgeschreven of nauwelijks te bereiken. En dan zijn er tot slot nog doelen waar jij of je team geen invloed op hebt

Bij Operationeel Management of (OM) komen we tot haalbare en meetbare doelstellingen voor de belangrijkste processen waar je als team bij betrokken bent. Vervolgens koppelen we hier een overlegstructuur aan vast om in een korte, bondige manier met elkaar af te stemmen over wat nodig is, hoe het gaat, wat de belemmeringen zijn en wie deze oppakt.

Operationeel  Management heeft twee pijlers:

• Stabiliteit middels dagelijks management – een operationele keten die vandaag de dag herhaalbaar en betrouwbaar het product levert dat aan de klant is beloofd. Stabiliteit is zonder afwijkingen altijd de klantwaarde leveren.
• Continu Verbeteren – een operationele keten die verbeterkansen zichtbaar maakt en realiseert, zodat de maximale prestatie uit het proces wordt gehaald. Kortom, we moeten altijd beter doen, want stilstaan is achtergaan.

Hoe richten we Operationeel Management in?

Operationeel Management kun je inrichten volgens verschillende principes. Bij ontwikkelteams van software of projectorganisaties werken we vaak met Scrum. Bij productieprocessen werken we eerder vanuit Lean Operationeel Management. Bij een directieteam implementeren we Operationeel Management veelal vanuit een Obeya. Dit zijn daarbij verschillende werkvormen om te komen tot een werkend Operationeel Management systeem. De kern hiervan is dat prestaties en gedrag aan elkaar worden verbonden.

Bij het inrichten van Operationeel Management zijn er grofweg 2 fases te onderscheiden:

1. Het met elkaar bepalen en verzamelen van de informatie die nodig is om het proces goed te sturen. Denk aan de doelen die vanuit de strategie komen en de KPI’s die er zijn om te bepalen of het goed gaat. Dit wordt vervolgens vaak op een fysiek of digitaal bord vorm gegeven dat bijgewerkt wordt.
2. Het inrichten en uitvoeren van het kort-cyclisch overleg om te bespreken of zaken goed gaan, wat de werkvoorraad is, wat nodig is om doelen te halen. Dit kan een dag- of weekstart zijn of een daily/weekly. Vaak is dit een staand overleg van een kwartier tot half uur bij een fysiek of digitaal bord met de stuurinformatie. Leden van het team leggen verantwoording over de geleverde prestaties af aan hun collega’s of leidinggevende en ondernemen actie als deze afwijken van de norm. Bij afwijkingen in het gedrag of dat essentieel is voor het leveren van een prestatie, wordt door de leidinggevende om verantwoording gevraagd voor deze afwijking. Facilitators coachen mensen om dit op een goede manier te doen en ze rapporteren over het geobserveerde gedrag.

Onze Agile / Black Belt coaches helpen de organisatie om deze twee fases goed neer te zetten. Om focus te houden op de doelen, de prestaties en het gedrag dat essentieel is voor het leveren van klantwaarde. Uiteindelijk is het doel om zelforganiserende teams te hebben die elkaar constructieve feedback geven op de kwaliteit van het werk en het gewenste gedrag. Wij werken hierin via voor doen, samen doen, zelf doen en maken onszelf zo snel mogelijk overbodig. Wel is het neerzetten van Operationeel Management het neerzetten van een routine die aandacht en tijd vergt om in te slijten. Begeleiding hierbij is meestal essentieel.

Wil je meer weten?

We hebben een implementatieaanpak voor Operationeel Management beschikbaar die samen met jouw mensen op maat kan worden gemaakt voor jouw organisatie.

Voor meer informatie kun je contact met ons opnemen per e-mail via info@leanagilegroep.nl of telefonisch met nummer 088-5326720.