Het waarborgen van de kwaliteit van de dienstverlening op het gebied van woningen is van cruciaal belang voor elke woningcorporatie. De Lean Agile Groep is binnen deze corporatie al enkele jaren betrokken bij de ontwikkeling van procesgericht denken, werken en sturen. Nu processen helder in kaart zijn, procesteams zijn gevormd en er steeds meer focus op procesverbetering ligt ontstaat een nieuwe wens. Meer zicht op risico’s in deze processen. Het identificeren en beheersen van potentiële risico’s is een complexe taak, vooral gezien de vele variabelen die betrokken zijn bij het beheer van vastgoed. Hier komt Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) in beeld, een gestructureerde methodologie die een woningcorporatie in ons klantenbestand helpt om potentiële fouten te identificeren en passende beheersmaatregelen te implementeren. In dit blogartikel zullen we de praktische toepassing van FMEA bij een woningcorporatie beschrijven en de voordelen ervan benadrukken.
FMEA is een systematische benadering om potentiële problemen, defecten of verstoringen te identificeren en te analyseren die kunnen optreden in een proces, product of systeem. Het is een preventieve methode die gericht is op het minimaliseren van risico’s en het verbeteren van de betrouwbaarheid. FMEA bestaat uit drie belangrijke stappen: het identificeren van mogelijke fouten of defecten, het evalueren van de effecten hiervan en het implementeren van beheersmaatregelen om de risico’s te verminderen.
Binnen de corporatie bestond de wens om meer inzicht te krijgen in de risico’s per proces en hier beheersmaatregelen en controles op in te richten. FMEA wordt gebruikt als middel om deze risico’s met een procesteam vast te leggen en te prioriteren.
Identificatie van faalmodi: Het FMEA-proces begint met het identificeren van de mogelijke fouten binnen verschillende processen van de woningcorporatie. Dit kan het behandelen van reparatieverzoeken, de onderhoudsprocedures, het beheer van technische installaties, de renovatieprojecten en andere relevante aspecten omvatten. Het betrekken van experts en belanghebbenden is essentieel om een grondige analyse te garanderen.
Evaluatie van effecten: Nadat de faalmodi zijn geïdentificeerd, is het belangrijk om de mogelijke effecten van elk falen te beoordelen. Hierbij kan gedacht worden aan financiële gevolgen, impact op bewoners, veiligheidsrisico’s en reputatieschade. Door de effecten van falen te kwantificeren en prioriteiten te stellen, kan de woningcorporatie zich richten op de meest kritieke gebieden.
Analyse van Oorzaken: Wanneer de effecten zijn geëvalueerd worden de mogelijke oorzaken in kaart gebracht. Hierbij wordt beoordeeld in hoeverre deze oorzaken detecteerbaar zijn in het huidige proces.
Implementatie van beheersmaatregelen: Op basis van de evaluatie van de effecten en oorzaken kan de woningcorporatie passende beheersmaatregelen implementeren om de risico’s te verminderen. Dit kan onder andere betekenen dat er verbeteringen worden doorgevoerd in de processen, trainingen voor medewerkers, het regelmatig uitvoeren van inspecties en het gebruik van geavanceerde technologieën voor monitoring en onderhoud.
Procesverbetering en prioritering: FMEA wordt toegepast op verschillende dienstprocessen, zoals klachtenbehandeling, facturering of inkoop. Door potentiële faalmodi te identificeren en te analyseren, kan de corporatie proactieve maatregelen nemen om de processen te verbeteren en mogelijke problemen op voorhand aan te pakken. Daarbij komt dat het bespreken van risico’s in processen leidt tot bewustwording. Na het uitvoeren van een FMEA is er een duidelijke prioriteitsstelling op basis van grootste risico’s per proces. Deze risico’s worden met behulp van gerichte verbeteracties verlaagd of geheel weggenomen. Dit resulteert in een hogere efficiëntie, verminderde kosten en verbeterde klant- en medewerkerstevredenheid.
Continu verbeteren: FMEA is een iteratief proces dat voortdurende verbetering bevordert. Door periodiek FMEA toe te passen op verschillende dienstverlenende processen, kan de corporatie de effectiviteit van hun acties evalueren, nieuwe risico’s identificeren en hier tijdig op anticiperen.
Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) biedt binnen deze woningcorporatie een gestructureerde aanpak om potentiële faalmodi te identificeren en te beheren. Door het proactief beoordelen van mogelijke risico’s en het implementeren van passende beheersmaatregelen, kan de woningcorporatie de continu verbeteren, kosten besparen en processen efficiënter maken. Het toepassen van FMEA is een waardevolle manier voor elke woningcorporatie die zich inzet voor kwaliteit en snelheid van processen en diensten.
088-5326720