Obeya

Hoe breng je het ontwerpproces van een product van 36 maanden naar 18 maanden? Of hoe reduceer je de uitvoering van strategische beslissingen? Heel simpel, creëer een Obeya-ruimte. Obeya is ontstaan ​​in de jaren 90 bij Toyota tijdens het bouwen van de Prius. Het wordt beschouwd als een onderdeel van lean manufacturing. Er zijn analogieën getrokken tussen een Obeya en de brug van een schip, een oorlogskamer en zelfs een brein. 

Oorsprong Obeya

Een Obeyaruimte (Japans voor Grote Ruimte) werd voor het eerst toegepast bij de ontwikkeling van de Toyota Prius. Meneer Uchiyamadade werd aangesteld om dit proces te leiden. Hij had daarentegen geen ervaring met Research en Development en bedacht dat het logisch zou zijn om een ruimte in te richten waar het team samen snel tot goede beslissingen kon komen.

Deze aanpak bleek te werken. In plaats van een hoofdingenieur die een concept bedacht en dit eindeloos besprak met de ontwerpteams en planningsteams, werden nu alle betrokkenen, inclusief de productie, om de twee dagen in een hok geplaatst waar zij het ontwerp bespraken en bediscussieerden. Alle informatie (objectieven, planning, ontwerptekeningen en issues) was zichtbaar aanwezig in deze ruimte en hielpen het team in ‘on the spot’-beslissingen. Meneer Uchiyamadade haalde hierbij één van de grootste verspillingen uit het ontwerpproces, namelijk wachten op informatie. Het wordt nu beschouwd als een integraal onderdeel van het ontwerp- en ontwikkelingsproces van het Toyota-productiesysteem.

Vandaag de dag

Vandaag de dag wordt de Obeyaruimte breder ingezet dan enkel bij het ontwerpproces. Een Obeyaruimte is namelijk ook geschikt voor het aansturen van (grote) projectteams en zelfs hele organisaties. Eigenlijk ieder cross functioneel proces wat een totaaloverzicht behoeft en waar diepgaande beslissingen snel gemaakt moeten worden.

Obeyaruimte werkend krijgen

Een Obeyaruimte heeft meestal enkele elementen die benodigd zijn voor een succesvolle werking, namelijk een duidelijke structuur, veel visuele hulpmiddelen en werkplekken die samenwerking faciliteren.

De indeling van een Obeyaruimte verschilt per organisatie. Echter, er zijn enkele gemeenschappelijke elementen.

In het midden van de ruimte bevind zich:

1. Een vrij concrete representatie (model of afbeelding) van het product of de dienst zodat iedereen precies weet waar aan gewerkt wordt;
2. Werkplekken waar men zowel digitaal als analoog aan kan werken;
3. Beamer/Groot scherm waarmee men data en informatie kan delen.

Aan de muur hangt:

4. Een overzicht met de objectieven van de organisatie/het project. Wat wil men bereiken en wie is waarvoor verantwoordelijk?
5. Een overzicht van het te maken product of de processen die men aanstuurt. Hierop kan men aangeven welke onderdelen kritiek zijn en welke issues op het einde van de meeting opgelost moeten zijn.
6. Een overzicht met KPI’s met daarin omschreven de doelstellingen op het gebied van kwaliteit, kosten en leversnelheid. Gebruik daarentegen niet teveel KPI’s, 3 tot 5 is meer dan voldoende.
7. Een actiebord/planning. De planning is gebaseerd op vooraf gedefinieerde mijlpalen en wordt ingevuld door het team.
8. Een overzicht met sub-projecten om de doelen te bereiken.
9. Een issuebord. Dit bord toont alle issues die spelen en welke personen verantwoordelijk zijn voor het oppakken hiervan.

Transparantie

De kracht van een Obeyaruimte zit hem in transparantie en delen. Wanneer deelnemers inzicht hebben in alle informatie zullen zij niet alleen eerder in staat zijn om sneller beslissingen te maken, maar zullen zij ook de juiste beslissingen kunnen maken.