Hoe breng je het ontwerpproces van een product van 36 maanden naar 18 maanden? Of hoe reduceer je de uitvoering van strategische beslissingen? Heel simpel, creëer een Obeya-ruimte. Obeya is ontstaan in de jaren 90 bij Toyota tijdens het bouwen van de Prius. Het wordt beschouwd als een onderdeel van lean manufacturing. Er zijn analogieën getrokken tussen een Obeya en de brug van een schip, een oorlogskamer en zelfs een brein.
Een Obeyaruimte (Japans voor Grote Ruimte) werd voor het eerst toegepast bij de ontwikkeling van de Toyota Prius. Meneer Uchiyamadade werd aangesteld om dit proces te leiden. Hij had daarentegen geen ervaring met Research en Development en bedacht dat het logisch zou zijn om een ruimte in te richten waar het team samen snel tot goede beslissingen kon komen.
Deze aanpak bleek te werken. In plaats van een hoofdingenieur die een concept bedacht en dit eindeloos besprak met de ontwerpteams en planningsteams, werden nu alle betrokkenen, inclusief de productie, om de twee dagen in een hok geplaatst waar zij het ontwerp bespraken en bediscussieerden. Alle informatie (objectieven, planning, ontwerptekeningen en issues) was zichtbaar aanwezig in deze ruimte en hielpen het team in ‘on the spot’-beslissingen. Meneer Uchiyamadade haalde hierbij één van de grootste verspillingen uit het ontwerpproces, namelijk wachten op informatie. Het wordt nu beschouwd als een integraal onderdeel van het ontwerp- en ontwikkelingsproces van het Toyota-productiesysteem.
Vandaag de dag wordt de Obeyaruimte breder ingezet dan enkel bij het ontwerpproces. Een Obeyaruimte is namelijk ook geschikt voor het aansturen van (grote) projectteams en zelfs hele organisaties. Eigenlijk ieder cross functioneel proces wat een totaaloverzicht behoeft en waar diepgaande beslissingen snel gemaakt moeten worden.
Een Obeyaruimte heeft meestal enkele elementen die benodigd zijn voor een succesvolle werking, namelijk een duidelijke structuur, veel visuele hulpmiddelen en werkplekken die samenwerking faciliteren.
De indeling van een Obeyaruimte verschilt per organisatie. Echter, er zijn enkele gemeenschappelijke elementen.
In het midden van de ruimte bevind zich:
Aan de muur hangt:
De kracht van een Obeyaruimte zit hem in transparantie en delen. Wanneer deelnemers inzicht hebben in alle informatie zullen zij niet alleen eerder in staat zijn om sneller beslissingen te maken, maar zullen zij ook de juiste beslissingen kunnen maken.