Obeya Implementatie

Hoe zet je een Obeya ruimte op?

Het opzetten van een Obeya ruimte begint met het neerzetten van de strategie van de organisatie. Soms is deze al heel helder, maar vaak vergt het nog wat voorwerk en 1 of 2 workshops om dit samen neer te zetten. Hierin is het gezamenlijk opzetten met die personen die de Obeya gaan gebruiken zeer aan te bevelen. Het moet echt iets van hen worden.

Lean Agile Groep kan hierin ondersteuning bieden. Dit doen we samen met diegenen die gebruik gaan maken van de Obeya. Hierin starten we vanuit de visie van de organisatie om in gezamenlijkheid een veranderkaart in te richten. Deze veranderkaart geeft een helder beeld over welke initiatieven er nodig zijn om gedurende meerdere jaren te werken richting de visie van de organisatie.

Sommige organisaties kiezen ervoor om als volgende stap in te zetten op een x-matrix of OGSM om zo de KPI structuur helder te krijgen. Echter is het ook mogelijk om vanuit de veranderkaart direct initiatieven te bepalen en deze te plannen en te verdelen onder de verantwoordelijken.

Natuurlijk is het ook van belang om het primaire proces van de organisatie te volgen om eventuele problemen direct te kunnen oppakken. Door gebruik te maken van heldere indicatoren waarop op basis van een vaste frequentie wordt gerapporteerd maakt het mogelijk om een prestatiedialoog te voeren op zowel de uitvoerende- en verbeterprocessen.

Hoe voorzie je een Obeya VMR van informatie?

Om de Obeya Visual Management Room te voeden met informatie, moeten de juiste gegevens en informatiebronnen beschikbaar zijn. Hieronder zijn enkele stappen die je kunt volgen om de Obeya te voeden met informatie:

1. Identificeer de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI’s) en doelen van de organisatie en deel deze in de Obeya. Dit is belangrijk omdat het de richting aangeeft waarin de organisatie zich moet bewegen.
2. Verzamel gegevens van verschillende afdelingen en functies in de organisatie, zoals financiën, marketing, verkoop, productie en inkoop. Dit kan worden gedaan met behulp van dashboards, rapporten en andere tools voor gegevensanalyse.
3. Analyseer de gegevens en identificeer trends, patronen en afwijkingen. Dit helpt om problemen te identificeren en kansen te benutten.
4. Deel de resultaten en bevindingen met het team en andere belanghebbenden binnen de organisatie. Dit draagt bij aan transparantie en kan leiden tot nieuwe ideeën en verbeteringen.
5. Houd de Obeya up-to-date met de nieuwste informatie en zorg ervoor dat er regelmatig prestatiedialogen worden gehouden om de voortgang te bespreken en prioriteiten vast te stellen.