Quick Scan

Wat is een Quick scan?

Een Quick Scan is, zoals de naam doet vermoeden, een snelle scan of een onderzoek. Het is erop gericht om in korte tijd boven tafel te krijgen wat er gaande is in een team of in een proces. De uitkomst van een Quick Scan bestaat uit een uitwerking van het proces aangevuld met gegevens, de grootste knelpunten gekwantificeerd en een plan om deze op te lossen. 

Hoe werkt een Quick Scan?

Een Quick Scan bestaat uit een kick-off, interviews, workshops, data analyse en een presentatie. Hierbij een toelichting op elk van deze onderdelen.

• Voor de start van een Quick Scan leggen we samen met de opdrachtgever vast waar we ons op gaan richten. Daarbij bespreken we de scope van de scan, de belangrijkste betrokkenen en eventuele uitdagingen voor het team/proces die al bekend zijn. Ook bespreken we daarbij praktische zaken zoals de vorm van het eindresultaat of de medewerkers met wie we praten. Er wordt een planning gemaakt en de data worden vastgelegd in de agenda’s van alle betrokkenen. 
• De officiële start van de Quick Scan is een centrale kick-off waarbij we aan de betrokkenen en het team uitleggen wat we gaan doen en hoe we dit gaan aanpakken.
• We interviewen een selectie van betrokken medewerkers uit het proces, management en soms andere betrokkenen zoals klanten en leveranciers. Het doel hiervan is om te begrijpen wat er binnen het proces of het team speelt.
• Vaak zijn er systemen die gegevens bevatten over de prestatie van het proces of het team. Denk aan doorlooptijden, kwaliteitscijfers of klachtenrapportages. Deze analyseren we en is een belangrijke bron om gebieden te vinden waar verbetering nodig en gewenst is.
• Tijdens 1 of 2 workshops brengen we het proces in kaart. Vaak hebben we al een opzet gemaakt aan de hand van de interviews en de data analyse die gedaan is en kunnen we dit in vrij korte tijd doen. Daarbij maken we gebruik van een techniek genaamd de Value Stream Map. Het is een visualisatie van het proces met onderbouwing van gegevens en geïdentificeerde verspillingen.
• Na de workshops, interviews en data analyse volgt een ronde met aanvullende interviews. Deze zijn er primair op gericht om de resultaten te valideren en waar nodig te nuanceren.
• De uitkomsten vatten we samen in een rapport en een plan van aanpak waarin we de belangrijkste knelpunten aangeven en hoe deze op te pakken.
• Tot slot presenteren we de resultaten en het plan van aanpak aan degenen die zijn geïnterviewd en opdrachtgever. 

Wanneer is een Quick Scan handig?

Als de situatie vraagt om deze goed in kaart te brengen om een plan van aanpak te maken. Denk aan een proces waarbij iedereen merkt en voelt dat het niet goed gaat, maar het onduidelijk is waar het aan ligt of waar te beginnen bij het oplossen. Of het team dat veel te druk is om te verbeteren, omdat ze te druk bezig zijn met het blussen van brandjes. Of de organisatie die ziet dat concurrenten het beter doen. 

Voordelen van een Quick scan:

• De drempel voor een Quick Scan is laag en de doorlooptijd kort. 
• Er komt vaak veel uit en het plan van aanpak is helder.
  • Een quote van een klant waar we een Quick Scan hebben gedaan is: ‘Ik had van tevoren niet gedacht dat er zo veel uit zou komen en kan nu echt snel verder!’ 
• Omdat het tot stand komt met collega’s is er draagvlak voor.
  • Door het gesprek te hebben is er meer bewustwording; de eerste stap voor verbetering.
• We maken gebruik van informatie die er al is.
• Leidt vaak al snel tot ‘Quick Wins’.