088-5326720
Het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu is het kennis- en onderzoeksinstituut van Nederland. Zij is begonnen als een klein groepje onderzoekers en is uitgegroeid tot een groot kennisinstituut. Haar prioriteit is de bevordering van de volksgezondheid en een gezond en veilig leefmilieu door het doen van onderzoek.
Lean was voor het RIVM een hulpmiddel bij de uitdagingen waar ze mee te maken hadden. Wij hebben geholpen om Lean te implementeren in de gehele bedrijfsvoering van het RIVM. Hiermee werken we vanuit de “Bepaal de richting” cirkel uit het Lean Agile model.
Eén van de uitdagingen was dat het RIVM te maken heeft met veel verschillende soorten klanten want een gezond en veilig leefmilieu gaat immers iedereen aan. Deze verschillende klantgroepen zorgden voor onduidelijkheid in de richting van een onderzoek.
Een andere uitdaging was dat uit een medewerkerstevredenheidsonderzoek bleek dat de mensen uit het proces, de wetenschappers, vonden dat de beheersing en besturing van de processen beter kan. Een pijler hierin waren de leidinggevenden. Zij zijn vaak gekozen omdat ze de beste wetenschappers waren. Ze hadden vakinhoudelijk wel de beste kennis maar met het managen van een team hadden ze vaak nog weinig tot geen ervaring. Algemene management skills waren dus niet optimaal bij de leidinggevenden.
Daarnaast moet het RIVM zich houden aan de ISO-normen. De organisatie was meer bezig met het waarom van een norm dan het te zien als een norm op zich. Redenen genoeg om een verbeter proces te implementeren.
In 2013 bij de start van de Lean implementatie hebben wij 22 leidinggevenden opgeleid tot Champion. Hierbij werd hen geleerd hoe je een verandering leidt. Dit geeft de leidinggevenden handvatten om hun team te begeleiden en te managen in het dagelijkse proces.
Ook werden er 42 medewerkers van de werkvloer opgeleid tot Green Belt die zich bezighouden met de “Verbeter proces”-cirkel. Zij zijn verbeterprojecten gestart op hun eigen afdeling waardoor Lean door de hele organisatie bekend werd. Hier zaten trajecten bij zoals het halveren van de doorlooptijd bij het bepalen van de aanwezigheid van de e-coli bacterie.
Marina Steinmann (Black Belt): “Jullie houden je vast aan de kern van Lean en dat helpt me nog dagelijks.”
“Lean denken” zorgde voor meer bewustwording over de vraag: “Wie is de klant?” Wij hebben het RIVM ondersteund in het specificeren van duidelijke klantgroepen. Dit zorgde voor een duidelijkere richting tijdens het uitvoeren van hun dagelijkse werkzaamheden.
Lean ging steeds meer leven in de organisatie waarnaast Lean Six Sigma Groep zich steeds verder kon terugtrekken om het RIVM Lean verder te laten implementeren en eigen te maken. Om de gerealiseerde verandering en het nieuwe werken verder in te bedden zijn de jaren erna nog zo’n 70 Green Belts opgeleid. Zij hebben allemaal verbeterprojecten opgepakt. Vanuit deze groep mensen zijn 7 Black Belts opgeleid die nu zelf de Green Belts begeleiden tijdens hun verbeterproject. Daarnaast werden de Black Belts door ons gecoacht op hoe zij de Green Belts goed konden ondersteunen. En vooral ook op hoe zij Lean verder kunnen brengen in de de organisatie. Een Black Belt houdt zich bezig met het hele model, dus met de “Bepaal de richting”- cirkel de “Verbeter proces”-cirkel en de “Voer het proces uit”-cirkel. Marina Steinmann en Inge Boot zijn nu de leidende Black Belts die Lean verder hebben vorm gegeven de afgelopen jaren. Inmiddels is de hele Directieraad enthousiast over Lean en bezig om Lean te werken. Marina en Inge hebben Lean passend gemaakt voor het RIVM. De ondersteuning van Lean Six Sigma Groep is steeds minder geworden. Af en toe sparren en koffie drinken om een volgende stap te bespreken.
Marina Steinmann (Black Belt) : “Eén van de redenen waarom de transformatie is geslaagd, is dat naast het uitrollen van de filosofie ieder is meegenomen in een coaching traject met persoonlijke gesprekken en feedback. Dit heeft ons gevormd.”
Bij de ISO-normen is een nieuwe invalshoek gecreëerd tijdens de Lean-transformatie. De vraag “wat is nu de bedoeling van de ISO-normen en waarin is de wet en regelgeving ondersteunend” is gewijzigd in het motto “Het goede doen op een goede manier.”
Binnen het RIVM valt Lean nu onder de afdeling “proces, regie en verbetering” en valt daarmee in de lijn van de organisatie.
Marina Steinmann: “Lean is uitgegroeid tot ‘zo werken wij”.
Twee Black Belts, Marina en Inge, hebben een workshop ontworpen voor leiderschapstools om hun leidinggevende verder te laten ontwikkelen op Lean Leiderschap. Ook geven zij Yellow Belt trainingen binnen het RIVM en coachen zij Green Belts.
Inge Boot: “Ik vond het een prettige samenwerking en een fijne reis. Ik heb veel geleerd doordat je de filosofie toepast en gaat doen, je verandert dan ook een beetje als persoon. Het was lifechanging”.
Lean betekent voor het RIVM de zachte kant van het werken in processen. De wetenschappers werken altijd met zes cijfers achter de komma en dit hoefde niet verder versterkt te worden. Cultuur, gedrag en houding moesten voorop komen staan en dat heeft Lean waargemaakt.
