Nationale Webwinkel

Beginsituatie Nationale webwinkel

Gedurende de kerstperiode moet het proces enorm worden opgeschaald om de piek op te kunnen vangen en daarna weer worden afgeschaald. Ons is gevraagd om met behulp van een Quick Scan te kijken hoe er efficiënter kan worden gewerkt tijdens de piek. Wij hebben met name gekeken naar het “picking en packing” proces. In het kort komt dit proces op het volgende neer:

• De goederen die de webshop op de website aanbiedt liggen op voorraad in het enorme magazijn, ze komen binnen met vrachtwagens die worden uitgeladen en de artikelen gaan naar de voorraad
• Het wordt in het magazijn opgeslagen
• Vervolgens worden de goederen door middel van order picking uit het magazijn gehaald, verpakt en naar de klant verstuurd

Aanpak Lean Agile

Uit ons generieke model (hieronder afgebeeld) hebben we de “Voer het proces uit”-cirkel in kaart gebracht om erachter te komen wat er anders gedaan kan worden. Hieruit zijn procesverbeteringen gekomen die de efficiëntie en snelheid van het transport proces optimaliseren. Vervolgens hebben wij deze geïmplementeerd.

Voor deze procesverbetering zijn we als volgt te werk gegaan:

• We hebben verschillende interviews met mensen uit het proces gehouden.
• We hebben observaties gedaan waarbij we hebben gekeken hoe mensen het proces uitvoeren en hebben zelf ook meegedaan met het uitvoeren van het proces.
• Workshops gehouden met mensen uit het proces om het proces gedetailleerd in kaart te brengen. Hierbij worden concrete gegevens naar boven gehaald zoals aantallen, verschillen tussen dagen van de week qua hoeveelheid pakjes en om welke tijd de drukte op gang komt.
• Tot slot een validatie workshop over wat we allemaal gezien hebben. Onze kracht is dat we snel connecties maken met de werkvloer om samen te bepalen wat er beter kan. Hierbij wordt er dus niet alleen uitgegaan van onze bevindingen maar ook of de mensen op de werkvloer dit ook herkennen en wat voor ideeën zij hierbij hebben.

Na onze eindpresentatie zijn we gevraagd om zaken te implementeren waarbij we gebruik hebben gemaakt van de “Verbeterproces”-cirkel.

Implementatie Lean Agile

Om de ideeën van de werknemers en ons verbeterproces te implementeren, hebben we diverse teams gevormd. Deze teams hadden elk hun eigen verantwoordelijkheden. De volgende optimalisaties zijn toen geïmplementeerd:

1. Geschreven werkinstructies vertalen naar visuele werkinstructies

In de piek komen er in een korte tijd veel nieuwe werknemers bij, tot wel een paar honderd per dag. Om het inwerken van deze mensen zo goed mogelijk te laten verlopen is het van belang om de instructies zo eenvoudig mogelijk te maken. Hierbij zijn we met beelden (visualisatie) gaan werken in plaats van lange geschreven instructies.

2. Dagstart

Door middel van een dagstart zijn er korte overlegmomenten standaard ingeroosterd. Hier kan makkelijk en snel worden besproken wat er is gedaan, hoeveel pakketjes er die dag worden verwacht en wie wat gaat doen om deze pakketjes te verwerken. Ook kunnen kleine knelpunten besproken worden. Het zorgt in het algemeen voor een overzicht van de workflow wat tijdens de piektijd essentieel is.

3. Standaardiseren van de inpaklijnen

Bij Bol.com zijn er verschillende inpaklijnen. Om zo efficiënt mogelijk te werken moesten er instructies komen over wanneer welke inpaklijn operationeel moet gaan en wie daar dan aan het werk is.