Grip op de crisis!

In dit artikel neem ik jullie mee in de manier waarop je in crisistijden gebruik kunt maken van Lean Agile tools om dagelijks overzicht te houden, wendbaar te zijn en de juiste beslissingen te nemen.

En toen was er crisis!

Het corona virus, beurstegenslagen, opdrachten die worden gecanceld. Je zit er in een keer middenin. Het voelt als een rollercoaster zonder eind. Was het gepland? Nee! Weten we precies hoe lang het gaat duren? Nee! Kunnen we de duur en impact direct overzien? Nee!

Wat betekent dat voor je onderneming? Je ziet donkere wolken samentrekken: verlies van omzet, ontslag van medewerkers, liquiditeitsproblemen en misschien zelfs een faillissement. Hoe ga je deze crisis overwinnen?

Wat ga je doen én hoe houdt je overzicht?

Crises doen een beroep op ons aanpassingsvermogen (Agility).

In deze situatie neemt vaak je oer-brein het  over, je ziet rampscenario’s voor je zoals hiervoor beschreven en gaat vol in de executiemodus om risico’s en bedreigingen en kansen aan te pakken.

Dagelijks komen er in razend tempo zaken bij om op te pakken. Hoe houdt je in die situatie het overzicht en hoe kun je de juiste prioriteiten blijven stellen?

Ervaringen uit Lean Agile werken kunnen ons hierbij helpen! Met een aantal vrij simpele (online) tools kan je overzicht behouden en de juiste beslissingen nemen. Wat zijn de te volgen stappen:

  1. Inventariseer al je acties die je nu kunt overzien; deze vormen jouw backlog.
  2. Prioriteer deze aan de hand van variabelen die voor jouw continuïteit relevant zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan omzet versus doorlooptijd van het initiatief. Wees je daarbij bewust dat je niet alle acties gelijk op kunt pakken. Beter een aantal acties onderhanden die je afrond dan te veel acties die niet worden gerealiseerd.
  3. Bespreek met elkaar of de acties duidelijk genoeg zijn. Zo niet werk deze dan verder uit. Dit is de refinement van je  backlog.
  4. Creëer overzicht. Alle activiteiten kunnen in een (digitaal) Kanbanbord worden opgenomen. Hierin zie je waar je volgt welke acties je gaat doen, in uitvoering hebt en hebt gerealiseerd. Kijk voor de online tools eens op:

Heeft het effect?

Mooi, je hebt inzicht gecreëerd met het ‘crisis-Kanban bord’. En nu? Hoe zie je wat het effect is?

Organiseer een (online) Dagstart. In de dagstart bespreekt het team wat er wordt gezien ten aanzien van instroom en verwerking van opdrachten, gezondheid van de teamleden, nieuwe wet- en regelgeving en andere zaken die impact hebben op de bedrijfsvoering. Het team bepaalt gezien de situatie van die dag wat het doel is en wat er van de vorige dag kan worden geleerd.

Gelukkig zijn er inmiddels voldoende online video-conference diensten die gebruikt kunnen worden om de dagstart online te houden, bijvoorbeeld:

Blijf aanpassen!

Nieuwe inzichten zorgen er voor dat je moet schuiven in je prioriteiten. Het bovenstaande proces van inventariseren, prioriteren en opnemen op de Kanban kan dan weer gevolgd worden. De inzichten uit de dagstart leveren iedere dag de bewijsvoering of het gekozen pad de juiste is.

Het is aan te raden om naast de dagstart ook een kort-cyclisch moment in te plannen om als (MT) team te bepalen welke prioriteiten verschoven moeten worden, welke vervallen en wat de nieuwe prioriteiten zijn.

Aan de slag!

Aan de hand van bovenstaande 5 tips kan je ook in crisis tijd de juiste dingen doen en de dingen juist doen in jouw bedrijf. Dit zijn:

  1. Maak een actielijst (backlog)
  2. Prioriteer deze regelmatig naar mate van urgentie en belang voor jouw onderneming
  3. Verduidelijk de acties waar nodig (refinement van je backlog)
  4. Creëer overzicht met een Kanban bord
  5. Bespreek de voortgang dagelijks in je dagstart

Juist ook in deze tijd willen wij je je helpen om je bedrijf de juiste stappen te laten zetten! Als je meer wilt weten over het  inrichten en uitvoeren van bovenstaande stappen in jouw organisatie en andere Lean-Agile werkwijzen neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder!